Umeå Parkerings AB

Ägardirektiv och målsättning

för Umeå Parkerings AB för perioden 2015-2018.

Kommunfullmäktige har fastställt företagspolicy för UKF-koncernen som bl a reglerar relationen mellan UKF som ägare och de helägda bolagens styrelser.

Kommunernas direktivrätt
Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse.
Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.

Kommunens ledningsfunktion
Bolaget står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsens reglemente. Ledningsfunktionen har i kommunen även förtydligats med en särskild företagspolicy.
Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse.
Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1 a § kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

Verksamhetsmål
Bolaget har till mål för sin verksamhet att tillhandahålla väl belägna och attraktiva parkeringsanläggningar, driva parkeringsrörelse och parkeringsövervakning.

Bolaget skall även övervaka de parkeringsvillkor inom Umeå kommun som fastställs av Tekniska nämnden, handha tillstånden för tillfällig torghandel samt handlägga avtal med fastighetsägare om friköp av parkeringsplatser inom kommunen.

Verksamheten skall bedrivas med iakttagande av den kommunala kompetensen och kommunalrättsliga principer på ett miljömässigt och företagsekonomiskt riktigt sätt.

Verksamhetens inriktning
Umeå Parkerings AB skall på affärsmässiga grunder bedriva parkeringsverksamhet inom Umeå kommun.

Fullmäktiges ställningstagande
Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av pricipiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.
Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen i ägarkommunen.

Förvaltningsberättelsen
Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma.
Uttalandet ska vara utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 1 a § kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning.

Granskningsrapporten
Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.
Om lekmannarevisorerna inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorerna löpande kommunicera sina iakttagelser med kommunstyrelsen.

Information och ägardialog
Ägaren ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunen om omständigheterna så påkallar. Bolagets ska till kommunstyrelsen redovisa bolagets ställning och resultat per tertial. Bolaget ska därvid uppmärksamma ägarkommunen på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet.
Kommunstyrelserna ska utan dröjsmål få ta del av
- protokoll från bolagsstämma
- protokoll från styrelsesammanträde
- bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisor.

Ekonomiska mål
Verksamheten skall bedrivas utifrån vissa ekonomiska grundkrav som mäter lönsamheten och den finansiella styrkan. För precisering av de ekonomiska grundkraven fastställs följande ägarkrav:

- Förräntningen bör för perioden ej understiga 30 procent per år

- Soliditeten bör under perioden ej understiga 20 procent per år.

De ekonomiska målen avser nuvarande verksamhet d.v.s. de innefattar ej investering i planerade nya parkeringshus.

Andra viktiga ekonomiska mål är kassaflöde och självfinansiering.

Definitioner
Förräntning på = Eget kapital + 78 % av obeskattade reserver
eget kapital

Soliditet = Eget kapital + 78 % av obeskattade reserver

Klimat- och miljömål
Bolaget skall aktivt driva miljö- och klimatfrågor i sin verksamhet. Bolaget skall upprätta mätbara mål som genom årsredovisningen följs upp årligen.

Ägaren/Umeå kommuns vision
Bolaget skall stödja uppfyllandet av Umeå kommuns vision.

Företagspolicy
Bolaget skall följa den Företagspolicy som antagits av Kommunfullmäktige.

Finanspolicy
Samtliga helägda bolag inom UKF-koncernen ingår i Umeå Kommuns Internbank och har att iaktta vad som stadgas i "Riktlinjer för Umeå Kommunkoncernens finansiella verksamhet" som antagits av fullmäktige.

Internkontroll
Bolagets styrelse ansvarar för bolagets internkontroll vars övergripande syfte är att skydda ägarnas investering och bolagets tillgångar.

Styrelsen skall tillse att bolaget har god intern kontroll och fortlöpande hålla sig informerad om och utvärdera hur bolagets system för intern kontroll fungerar.

Styrelsen skall årligen avge rapport över hur den interna kontrollen till den del den avser den finansiella rapporteringen är organiserad och hur väl den har fungerat under det senaste räkenskapsåret. Rapporten skall granskas av bolagets revisor och insändas till Umeå Kommunföretag AB senast den 15 mars varje år.

Säkerhetsarbete/Krisledningsplanering
Bolaget skall vid extraordinär händelse följa beslut fattade av Umeå Kommunföretag AB. Bolaget skall vidare, i samarbete med Umeå Kommun, utföra fortlöpande säkerhetsarbete och krisledningsplanering. Bolaget skall upprätta krisledningsplan och därvid uppfylla de mål som anges i av fullmäktige antagen ledningsplan vid extraordinär händelse och höjd beredskap.

Riktlinjer från UKF
Bolaget har att följa de instruktioner och riktlinjer för verksamheten som UKF:s styrelse beslutar även om särskilda ägardirektiv inte anmäls vid bolagsstämma.

Utvärdering av styrelsearbetet
Styrelsen skall årligen, förslagsvis vid årets sista sammanträde, utvärdera sitt eget och verkställande direktörens arbete under året. Utvärderingen skall sammanställas och tillsammans med lekmannarevisionens granskningsrapport tillställas moderbolaget.

Verkställande direktören skall inte vara närvarande vid denna överläggning

Samråd med moderbolaget
Bolagets styrelse skall samråda med moderbolaget vid tillsättande av VD. Bolaget skall därutöver samråda med moderbolaget i frågor som är av särskild vikt för verksamheten.

Offentlighet
Bolaget skall eftersträva största möjliga öppenhet i arbetet genom att via informationsblad, hemsida o.s.v. orientera om verksamheten.

Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap. tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen.

Beträffande ekonomisk planering och uppföljning gäller att
Bolagets resultatbudget/resultatprognos inklusive rullande investeringsplan för kommande treårsperiod som fastställts av bolagets styrelse inför nytt räkenskapsår skall inrapporteras till moderbolaget senast den 15 december.

Bolaget skall vid utgången av varje tertial rapportera ekonomiskt utfall och nyckeltal enligt anvisningar och tidplan som fastställs av moderbolaget.

Beträffande uppföljning av särskilda ägardirektiv gäller att
Bolaget skall vid utgången av varje tertial rapportera uppnådd måluppfyllelse för de särskilda ägardirektiv som meddelats bolaget vid bolagsstämma.

Särskilt ägardirektiv
Stadskärnans attraktivitet och förnyelse är av vitalt intresse för hela stadens utveckling. Som regionalt köpcentrum har Umeå länge varit "målpunkt" för ett mycket stort omland vad gäller handel och service. Parkeringstillgången utgör därvid både en viktig tillgänglighets- och konkurrensfaktor. För att uppnå de mål som antagits för stadens fortsatta utveckling gäller bl.a. att stadsförnyelsen så långt som möjligt skall ske i partnerskap med andra aktörer. Vidare att stadskärnan skall befrias från onödig biltrafik i syfte att få en bättre stadsmiljö och att Centrum även fortsättningsvis skall vara centrum för handel, service och en mångfald av kultur- och fritidsutbud.

Som huvudansvarig för besöksparkeringen i centrum har bolaget därför en viktig roll vad gäller möjligheterna att medverka till ökad attraktivitet och förnyelse av stadskärnan. Därutöver har bolaget åtagit sig att vara kommunens företrädare i det särskilda bolag — Umeå C som bildats för att samordna olika marknadsföringsinsatser för centrums utveckling mellan fastighetsägare, handel och andra aktörer. Det praktiska arbetet inom detta område bedrivs i destinationsbolaget Visit Umeå AB som Umeå C AB äger tillsammans med Umeå Kommunföretag AB och destination Umeå EF.

Bolaget skall aktivt verka för att förverkliga, det av kommunen fastställda, parkeringsprogrammet samt aktivt bidra till genomförande av intentionerna i översiktsplanens fördjupning för centrala stan.

Umeå Parkerings AB skall följa och i förekommande fall delta i kommunens samhällsplanering.

Box 297, 901 06 Umeå, 090-16 15 50