Hoppa till huvudinnehåll

Ägardirektiv

Ägardirektiv

2020-2022

Kommunfullmäktige har fastställt företagspolicy för Umeå kommuns kommunala bolag vilken reglerar relationen mellan Umeå kommunföretag AB som ägare och de helägda bolagens styrelser. Bolaget är ett helägt dotterbolag till Umeå kommunföretag AB.

 

Ägardirektiv

för Umeå Parkerings AB för perioden 2020-2022.

Bolaget som en del av den kommunala organisationen

Bolaget ägs av Umeå Kommunföretag AB som ägs av Umeå kommun. Bolaget är en del av kommunens verksamhet. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Bolagets verksamhet regleras, utöver av lag och av bolagsordningen, av direktiv utfärdade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, fastställda av bolagsstämma.

Kommunernas direktivrätt

Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse.
Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.

Kommunens ledningsfunktion

Bolaget står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsens reglemente. Ledningsfunktionen har i kommunen även förtydligats med en särskild företagspolicy. (Företagspolicy för Umeå kommun).
Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse.
Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1 a § kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

Sekretess

Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att uppgifter uteslutits.

Bolagets verksamhet och inriktning

Föremålet för bolagets verksamhet anges i bolagsordningen för bolaget. Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får ej heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen. Bolaget ska i sin verksamhet

Värna om Umeå kommuns invånare

Samverka med förvaltningar och övriga kommunala bolag i Umeå kommun

Möjliggöra för innovation

Bolaget har till mål för sin verksamhet att tillhandahålla väl belägna och attraktiva parkeringsanläggningar, driva parkeringsrörelse och parkeringsövervakning.

Bolaget skall även övervaka de parkeringsvillkor inom Umeå kommun som fastställs av Tekniska nämnden och handlägga avtal med fastighetsägare om friköp av parkeringsplatser inom kommunen.

Bolaget ska på affärsmässiga grunder bedriva parkeringsverksamhet inom Umeå kommun. Verksamheten skall bedrivas med iakttagande av den kommunala kompetensen och tillämpliga kommunalrättsliga principer på ett miljömässigt och företagsekonomiskt riktigt sätt.

Särskilt ägardirektiv

Stadskärnans attraktivitet och förnyelse är av vitalt intresse för hela stadens utveckling. Som regionalt köpcentrum har Umeå länge varit ”målpunkt” för ett mycket stort omland vad gäller handel och service. Parkeringstillgången utgör därvid både en viktig tillgänglighets- och konkurrensfaktor. För att uppnå de mål som antagits för stadens fortsatta utveckling gäller bl.a. att stadsförnyelsen så långt som möjligt skall ske i partnerskap med andra aktörer. Vidare att stadskärnan skall befrias från onödig biltrafik i syfte att få en bättre stadsmiljö och att centrum även fortsättningsvis skall vara centrum för handel, service och en mångfald av kultur- och fritidsutbud.

Som huvudansvarig för besöksparkeringen i centrum har bolaget därför en viktig roll vad gäller möjligheterna att medverka till ökad attraktivitet och förnyelse av stadskärnan. Bolaget skall aktivt bidra till genomförande av intentionerna i Umeå kommuns översiktsplan, fördjupning för centrala stan och Universitetsstaden samt verka för att förverkliga, det av kommunen fastställda parkeringsprogram. Bolaget ska följa och i förekommande fall delta i kommunens samhällsplanering.

Fullmäktiges ställningstagande

Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av pricipiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.
Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen.

Förvaltningsberättelsen

Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma.
Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 1 a § kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning.

Granskningsrapporten

Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.
Om lekmannarevisorerna inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorerna löpande kommunicera sina iakttagelser med kommunstyrelsen.

Övergripande mål

Bolaget ska stödja uppfyllandet av Umeå kommuns vision och övergripande mål. Umeå kommuns övergripande mål för år 2020-2023 är följande
– Umeås tillväxt ska klaras med social, ekologisk, kulturell och ekonomisk hållbarhet med visionen om 200 000 medborgare år 2050
– Vi ska skapa förutsättningar för kvinnor och män att ha samma makt att forma samhället såväl som sina egna liv
– Digitalt först! För att klara kompetensförsörjningen, förbättra arbetsmiljö och ge bättre medborgarnytta ska de möjligheter som den digitala transformationen innebär vara förstahandsalternativet för Umeå kommuns verksamhetsutveckling.

Bolaget ska vidare bedriva sin verksamhet i enlighet med följande mål
– Klimat- och miljömål: Bolaget ska aktivt driva miljö- och klimatfrågor i sin verksamhet. Bolaget ska upprätta mätbara mål som genom årsredovisningen följs upp årligen. 

Ekonomiska mål

Verksamheten skall bedrivas utifrån vissa ekonomiska grundkrav som mäter lönsamheten och den finansiella styrkan. För precisering av de ekonomiska grundkraven fastställs följande ägarkrav:

– Förräntningen bör för perioden ej understiga 30 procent per år

– Soliditeten bör under perioden ej understiga 20 procent per år.

De ekonomiska målen avser nuvarande verksamhet d.v.s. de innefattar ej investering i planerade nya parkeringshus. Andra viktiga ekonomiska mål är kassaflöde och självfinansiering.

Definitioner

Förräntning på eget kapital Eget kapital + 78 % av obeskattade reserver
Soliditet Eget kapital + 78 % av obeskattade reserver 

Information och ägardialog

Ägaren ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunen om omständigheterna så påkallar. Bolaget ska till kommunstyrelsen redovisa bolagets ställning och resultat per tertial. Bolaget ska därvid uppmärksamma kommunen på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet.
Kommunstyrelserna ska utan dröjsmål få del av
– protokoll från bolagsstämma
– protokoll från styrelsesammanträde
– bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisor

Bolagets styrelse, VD och andra nyckelpersoner i bolaget ska delta vid möte med företrädare för kommunen minst en gång per år. 
Bolaget ska en gång per år, på Bolagsdagen, redovisa sitt arbete inför kommunfullmäktige.
Bolaget ska en gång per år redovisa sitt arbete inför kommunstyrelsen.
Bolaget ska en gång per år redovisa sitt arbete inför ägaren, UKF.

Ägardialogen ska utgå från dessa ägardirektiv och bolaget ska därför redovisa hur verksamheten i bolaget har planerats och genomförts utifrån ägardirektiven. Bolaget ska vid utgången av varje tertial rapportera uppnådd måluppfyllelse för de särskilda ägardirektiv som meddelats bolaget.

Budget och verksamhetsplan

Bolaget ska årligen fastställa verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren och budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd verksamhetsplan och budget ska tillställas ägaren enligt företagspolicy.

Kommunal koncernredovisning och budget

Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport. Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget.

Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar

Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap. Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen.

Arkivreglemente

Umeå kommuns arkivreglemente ska tillämpas i bolaget. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Umeå kommun.

Bolagsstämma och styrelsemöten

Bolaget ska årligen senast före utgången av april månad hålla bolagsstämma. Av bolagsordningen framgår hur kallelsen till bolagsstämman ska ske. Bolaget ska hålla styrelsemöten minst 5 gånger per år. Vid bolagsstämma och styrelsemöte ska bolaget utvärdera hur verksamheten i bolaget bedrivs med utgångspunkt för dessa ägardirektiv.

Företagspolicy

Bolaget ska följa den företagspolicy som antagits av kommunfullmäktige.

Finanspolicy

Samtliga helägda bolag inom UKF-koncernen ingår i Umeå Kommuns Internbank och har att iaktta vad som stadgas i ”Riktlinjer för Umeå Kommunkoncernens finansiella verksamhet” som antagits av kommunfullmäktige.

Umeå kommuns övriga policys

Bolaget ska i huvudsak följa Umeå kommuns övriga policys men beslutar och antar egna där så är lämpligt.

Riktlinjer från Umeå kommunföretags styrelse

Bolaget har att följa de instruktioner och riktlinjer för verksamheten som UKF:s styrelse beslutar även om särskilda ägardirektiv inte anmäls vid bolagsstämma.

Utvärdering av styrelsearbetet

Styrelsen skall årligen, förslagsvis vid årets sista sammanträde, utvärdera sitt eget och verkställande direktörens arbete under året. Utvärderingen skall sammanställas och tillsammans med lekmannarevisionens granskningsrapport tillställas moderbolaget.
Verkställande direktören skall inte vara närvarande vid denna överläggning.

Samråd med moderbolaget

Bolagets styrelse skall samråda med UKF vid tillsättande av VD samt därutöver samråda i frågor som är av särskild vikt för verksamheten.